Status, Jenis Perpustakaan dan Sistem Pelayanan
1.Status Perpustakaan
a.Status Perpustakaan
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya ( Sulistyo – Basuki: Pengantar Imu Perpustakaan, hal 51).
Perpustakaan STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap lahir bersamaan dengan berdirinya STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap pada tanggal 27 Juni 1995. Sampai saat ini telah memasuki tahun ke-14 dan merupakan bagian dari STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap.
Sejak berdirinya sampai sekarang perpustakaan STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap telah banyak mengalami perubahan pada jumlah koleksi yang telah mencapai sebanyak……eks,dengan jumlah judul sebanyak…., dengan uraian sebagai berikut:
Tabel 2.1 : Data Jumlah Buku Perpustakaan STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap ;
No | Program Studi | Jumlah Judul ( Eksemplar ) | Jumlah Buku ( Eksemplar ) |
1. 2. 3. 4. 5. | S1 Keperawatan D3 Kebidanan D3 Keperawatan D3 Fisioterapi D3 Farmasi
| 302 366 1008 60 106 | 958 1440 3741 241 272 |
| JUMLAH
| 1842 | 6652 |
Perpustakaan STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap menempati ruangan tersendiri dan merupakan unit pelayanan tehnis dalam menunjang kegiatan belajar mengajar di STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap yaitu membantu visi dan misi STIKES untuk menghasilkan tenaga kesehatan yang berkualitas serta mempunyai kemampuan akademik dan ketrampilan di bidang kesehatan.
b.Jenis Perpustakaan
Jenis Perpustakaan STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap adalah perpustakaan perguuan tinggi dengan masyarakat pembacanya adalah mahasiswa, dosen, karyawan STIKES sendiri.
Akan tetapi Perpustakaan STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap memperbolehkan mahasiswa dari luar, karyawan dan guru dari unit lain di lingkungan Yayasan Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap yang ingin meminjam dengan memenui ketentuan yang berlaku.
c.Sistem Pelayanan
Sistem pelayanan di Perpustakaan STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap, menggunakan sistem pelayanan perpustakaan terbuka, artinya: setiap peminjam dapat mengambil sendiri buku yang diinginkan, meskipun di pisahkan antara ruang baca dengan ruangan penyimpanan koleksi bahan pustaka.
2.Ketenagaan / Sumber Daya Manusia ( SDM ) Perpustakaan
Sumber Daya Manusia Perpustakaan STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap saat ini berjumlah 3 ( tiga ) orang, terdiri dari:
a. 1 (satu ) orang berpendidikan D1 Sekertaris, dengan pengalaman bekerja di perpustakaan selama 25 ( dua puluh lima ) tahun,
b.1 (satu ) orang berpendidikan D3 Perpustakaan, dengan pengalaman bekerja di perpustakaan selama 7 ( tujuh ) tahun,
c.1 (satu ) orang berpendidikan D3 Perpustakaan, dengan pengalaman bekerja di perpustakaan selama 2 ( dua) tahun.
3.Organisasi
a.Organisasi Intern, Mikro Perpustakaan
Organisasi terbentuk dari organ-organ atau unsur-unsur. Yang dimaksud organ- organ atau unsur-unsur pembentuk organisasi ( dalam hal ini organisasi perpustakaan ), adalah :
1) Koordinator atau kepala Bagian
2) Bagian Pelayanan Administrasi
3) Bagian Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka
4) Bagian Layanan Sirkulasi
5) Bagian Layanan Referensi.
Perpustakaan STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap mempunyai 1 ( satu ) orang kepala dan 2 ( dua ) orang staf yang bertugas sebagai Unit Pelaksana Teknis ( UPT ). Pada Perpustakaan STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap ada beberapa bagian kerja yang dilakukan bersama-sama . Untuk lebih jelasnya, dalam laporan ini penulis uraikan, bahwa manajemen dalam organisasi di perpustakaan STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap, adalah demikian:
a). Koordinator atau Kepala Bagian ke empat unsur tersebut diatas, yang bertugas memimpin segalasesuatu yang menyangkut bidang perpustakaan secara keseluruhan.
b). Bagian Pelayanan Administrasi
Bagian Pelayanan administrasi bertugas melayani pendaftaran anggota perpustakaan, mengurusi keuangan dari denda-denda, memberikan keterangan bebas perpustakaan untuk keperluan wisuda. Pendaftaran anggot perpustakaan dilakukan setelah mahasiswa baru melaksanakan Program Pengenalan Studi Kehidupan Kampus atau disingkat PPSKK. Setiap mahasiswa STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap mempunyai kartu perpustakan. Anggota perpustakaan sampai tahun 2008 mencapai……orang.
“Di Perpustakaan STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap , tugas memberikan pelayanan pendaftaran dikerjakan bersama-sama, siapasaja yang sedang tidak mengerjakan pekerjaaan lain”.
c). Bagian Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka,
Bagian Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka bertugas untuk mengadakan bahan pustaka dari perencanaan, pemesanan,kemudian pengecekan apakah buku sesuai dengan pesanan, ada yang rusak atau tidak, dan lain-lain. Setelah semua sesuai pesanan kemudian di registrasi yaitu di stempel,buku di beri nomer induk, di daftar ke buku induk ( inventaris ). Setelah pendaftaran ke buku induk selesai di beri kantong buku, kartu buku, slippengembalian serta label yang berisi no.buku atau klasifikasi buku.
“Di Perpustakaan STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap , tugas pengolahan bahan pustaka dikerjakan bersama-sama, siapa saja yang sedang tidak mengerjakan pekerjaaan lain”.
d). Bagian Layanan Sirkulasi,
Pada bagian layanan sirkulasi, mempunyai tugas memberikan pelayanan peminjaman dan pengembalian buku, sanksi-sanksi seperti denda keterlambatan , pengmbalian buku serta sanksi menghilangkan buku perpustakaan.
“Di Perpustakaan STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap , tugas pelayanan sirkulasi dikerjakan bersama-sama, siapa saja yang sedang tidak mengerjakan pekerjaaan lain”.
e). Bagian Layanan Referensi,
Bertugas memberikan pelayanan yang menyangkut pada pertanyaan tentang koleksi referensi seperti: teksbook, kamus, atlas kedokteran, majalah ilmiah dan tugas akhir.
“Di Perpustakaan STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap , tugas layanan referensi dikerjakan bersama-sama, siapa saja yang sedang tidak mengerjakan pekerjaaan lain”.
b.Organisasi ekstern / makro perpustakaan
Perpustakaan STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap adalah unit Pelayanan Teknis ( UPT ) dari STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap. Sebagai UPT maka Perpustakaan STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap bertanggung jawab langsung kepada Ketua STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap sesuai dengan tata kerja organisasi ekstern/makro STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap.
4.Dana
Sumber dana utama untuk Perpustakaan STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap sendiri yang tercantum dalam Rencana Anggaran Pendapatan dan Biaya ( RAPB ) STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap, dimana pencarian dananya diketahui oleh Yayasan Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap. STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap setiap tahunnya memasukkan anggaran pengadaan buku-buku, baik terbitan terbaru maupun memperbanyak terbitan lama, dalam upaya melengkapi koleksi khususnya di bidang kesehatan yang up to date.
5.Perlengkapan dan Peralatan
a.Bangunan / Ruangan
Bangunan perpustakaan berada satu kompleks dengan STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap. Ruangan perpustakaan menempati salah satu unit bangunan yang dimiliki STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap, dimana unit bangunan yang dimaksud setiap lantainya berukuran 9m x 21m = 189m2 terdiri dari 2 ( dua ) lantai dan ruangan perpustakaan menempati lantaike-2 ( dua ). Ruangan perpustakaan (ukuran 9m x 21m = 189m2 ) dibagi menjadi 2 ( dua ) bagian, pembagiannya disekat menggunakan partisi kaca. Masing-masing bagian diuraikan sebagai berikut :
1) 1 (satu) bagian untuk ruang pengelola ( ukuran 9mx 9m = 81m ); terletak di sisi sebelah timur, yang didalamnya masih disekat lagi menggunakan partisi kaca untuk kegiatan pengadaan an pengolahan ( ukuran 2,50m x 3,00m = 7,50m2 ), dan
2) 1 (satu) bagian lagi (ukuran 9m x 12m=108m2) untuk ruang baca dan ruang diskusi tidak ada sekat.
b.Pencahayaan
Kebutuhan pencahayaan alami, khususnya di ruang baca, dirasa cukup memenuhi persyaratan, karena di sekeliling ruangan menghadap keluar (sisi Selatan dan sisi Utara/kecuali dinding di sisi Barat) dipenuhi dengan jendela, sedang sisi sebelah Timur berbatasan dengan ruang pengelola perpustakaan.
Selain pencahayaan alami, ruang perpustakaan juga dilengkapi dengan pencahayaan buatan, yaitu dengan menggunakan listrik, dimana pada ruang pengelola di pasang lampu jenis TL 20 watt sebanyak 4 (empat)buah ditambah lampu pijar 60 watt sebanyak 2(dua)buah, dan pada ruang baca dan diskusi dipasang lampu jenis TL 20 watt sebanyak 6 (enam)buah, ditambah lampu jenis pijar 60 watt sebanyak 2 (dua) buah.
c.Tata Udara
Kebutuhan pengaturan udara pada ruang perpustakaan, juga menurut pengetahuan penulis, cukup memenui persyaratan tata udara,karena pada ruang ukuran 9m x 21m=189m2,ditempatkan air conditioner sebanyak 4 unit, dengan masing-masing berkapasitas 2PK sebanyak 2 (dua) unit dan 1 (satu) PK sebanyak 2 (dua) unit, dengan perincian : 2 (dua)unit terdiri dari 2 PK dan 1 PKditempatkan di ruang baca. Selain daripada itu, apabila terjadi jaringan listrik padam, jendela dapt difungsikan.
d.Peralatan
Peralatan yang dimiliki oleh pepustakaan STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap, terdiri dari:
1. Meja dan kursi kerja :3 unit
2. Meja dan kursi baca :20 unit
3. Meja diskusi kapasitas 20 mahasiswa :1 unit
4. Komputer untuk Billing Internet :1 unit
Komputer fasilitas Internet :5 unit
5. Kursi lipat :50 unit
6. Rak buku koleksi 2 muka :8 unit
7. Rak buku koleksi 2 muka Karya Tulis Ilmiah (KTI) :2 unit
8. Lemari Kaca koleksi referensi :1 unit
9. Rak majalah :6 unit
10.Rak Katalog manual :1 unit
11.Komputer katalog :1 unit
12.Dispenser :1 unit
13.Rak arsip kartu peminjam :1 unit
14.Kipas angin :2 unit
15.Jam dinding :2 unit
16.Wastafel lengkap dengan cermin :1 unit
17.Tempat Sampah :3 buah
18.Meja tempat tas mahasiswa / loker :6 buah
e.Koleksi Perpustakaan
1. Koleksi Buku :
2. Koleksi majalah ilmiah :
3. Koleksi jurnal :
4. Koleksi Karya Tulis Ilmiah :791 eksemplar
5. Koleksi Skripsi :43 eksemplar
6. Koleksi Kamus :7 eksemplar
7. Koleksi Atlas Anatomi ( Sobotta ) :4 eksemplar
8. Koleksi Atlas kedokteran ( Dorland ) :4 eksemplar
9. Koleksi ISO Indonesia :10 eksemplar
10. Koleksi Daftar Obat Indonesia ( DOI ) :11 eksemplar
6.Kegiatan Teknis Perpustakaan
a.Pengadaan Bahan Pustaka
Dalam melakukan pengadaan bahan pustaka,perpustakan STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap bekerja sama dengan dosen dalam perencanaannya. Pengadaan bahan pustaka dilakukan setiap tahun ajaran atau setiap tahun ajaran baru, dan disesuaikan dengan kriteria kurikulum yang ditetapkan oleh DINKES Propinsi Jateng dan………………………….Pengadaan bahan pustaka dengan persetujuan Pembantu Ketua 2 dan Ketua, dan dititikberatkan pada buku-buku kesehatan.
1.Perencanaan
Perencanaan dibuat oleh petugas perpustakaan dan dosen dengan melihat daftar buku dari penerbit yang berkaitan dengan bidang kesehatan maupun buku-buku umum dan agama. Diantara penerbit buku-buku tersebut, antara lainadalah :
a. Penerbit EGC, Hypokrates dan Widya Medika – Jakarta, yang merupakan peusahaan penerbit 1 (satu) atap.
b.Penerbit Salemba-Jakarta
c.Penerbit FK UI – Jakarta
d.Penerbit Trans Info Media ( TIM)- Jakarta
Hubungan dengan penerbit-penerbit tersebut,dilakukan secara kontinyu setiap tahun, sehingga untuk pemesanan atau pembelian kebutuhan buku tidak mengalami kesulitan .
2.Pencatatan
Dari hasil usulan /masukan tersebut, kemudian dilakukan pencatatan dalam suatu daftar, yang berisi antara lain: judul, edisi, jilid, nama pengarang, penerbit, th.terbit, harga dan jumlah eksemplarnya. Dari daftar tersebut, kemudian diusulkan kepada Pembantu Ketua 2 dan Ketua STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap.
3.Pengadaan
Buku-buku yang telah disetujui oleh RAPB STIKES Al-Irsyad Al-Islamiyyah Cilacap dan yayasan, kemudian dilaksanakan pengadaan.
Pengadaan buku-buku pilihan yang telah disetujui dalam anggaran, dilakukan dengan cara:
a. Pemesanan
Dikirim melalui faksimile
b. Jawaban Pesanan
Dari surat pesanan yang sudah diterima , penerbit memberi jawaban dengan dilampiri perincian harganya, baik buku yang ada dalam persediaan penerbit maupun dengan catatan tertentu apabila buku-buku yang dipesan masih dalam proses cetak ulang.
c. Pembayaran
Dari hasil komunikasi point (a) dan ponit (b), pengelola mengirimkan sejumlah dana dengan cara transfer kepada penerbit.
d. Buku-buku pesanan datang
Buku pesanan datang tepat waktu dengan pemberitahuan melalui telpon, bahwa buku-buku pesanan sudah dikirim melalui perusahaan pengiriman barang yang disebutkan.
b.Registrasi dan inventarisasi
Di bawah ini urut-urutan kegiatan registrasi dan inventarisasi, sebagai berikut :
1. Pengecekan
2. Registrasi dan inventarisasi
3. Nomer Induk
4. Pendaftaran buku
5. Pemberian label buku
6. Registrasi dan Inventarisasi Terbitan berkala
7. Katalogisasi
8. Klasifikasi
c.Sistem Pelayanan
Perpustakaan STIKES Al-Irsyad l-Islamiyyah Cilacap menggunakan sistem pelayan terbuka ( open acces ), dimana pengunjung langsung mencari dan memilih bahan pustaka yang tersedia di rak dan mengambilnya untuk dibaca atau dibawa ke bagian sirkulasi untuk dipinjam bagi pengunjung yang sudah menjadi anggota perpustakaan.
1). Prosedur Menjadi Anggota
Mahasiswa yang akan menjadi anggota perpustakaan, harus memnuhi syarat-syarat yang sudah diatur,antara lain :
a)Mahasiswa:
(1) Menyerahkan pas foto 3x4 ( terbaru ) sebanyak 2 ( dua ) embar
(2) Membayar biaya administrasi sebesar Rp.2000,-
Setelah memenuhi persyaratan mahasiswa mendapatkan kartu anggota.
b).Dosen dan atau Karyawan
Semua dosen dan karyawan secara otomatis menjadi anggota tetapi tidak mendapatkan kartu anggota.
c).Umum
Umum hanya terbatas membaca di tempat dan Foto Copy. Persyartannya dengan meninggalkan identitas diri dan proses Foto copy dilakukan oleh petugas.
2). Prosedur Peminjaman
Angota Perpustakaan STIKES Al-Irsyad l-Islamiyyah Cilacap papat meminjam buku perpustakaan dengan menyerahkan terlebih dahulu ke bagian sirkulais untuk di proses.
3). Jangka Waktu Peminjaman
a). Jumlah peminjaman buku,maksimal 2 ( dua ) eksemplar,jangka waktu maksimal 1 minggu
b). Jangka waktu peminjaman dapat dipepanjang selama 1 Minggu
c) Buku referens atau skripsi atau KTI hanya boleh dibaca di tempat, tidak boleh dipinjam atau di foto copy.
d). Apabila terlambat mengembalikan buku, dikenai dnda sebesar Rp.100,-/hari/buku.
e). Apabila buku yang dipinjam hilang atau rusak, peminjam harus mengganti buku dengan judul yang sama. Pengelola tidak menerima pengganian dalam bentuk uang.
4). Pencatatan Peminjaman
5). Pelayanan Referensi
Istilah-istilah sulit bisa dicari pada kamus keperawatan atau kedokteran. Untuk meneremahkan tersedia kamus Inggris-Indonesia maupun Indonesia-Inggris, bidang anatomi dapat dicari di kamus Sobotta. Mahasiswa juga dapat membaca koleksi KTI dan skripsi dari mahasiswa yang sudah lulus untuk menambah referensi.
7.Pengunjung Perpustakaan STIKES Al-Irsyad l-Islamiyyah Cilacap
Pada tahun ajaran 2008 / 2009 mengalami peningkatan pengunjung,hal ini disebabkan ada perubahan kurikulum yaitu sistem KBK ( Kurikulum Berbasis Kompetensi) yang menuntut mahasiswa selalu aktif ke prpustakaan.Selain itu masing-masing dosen mata ajaran lebih sering memberikan tugas-tugas pada mahasiswanya. Ini tidak lain dimaksudkan untuk meningkatkan kwalitas mahasiswa dengan menambah minat baca mereka.
8.Pemanfaatan Perpustakaan oleh Pengunjung
Koleksi yang dipinjam oleh mahasiswa kebanyakan dari buku-buku keperawatan dan kebidanan untuk mahasiswa tingkat 2 (dua) dan tingkat 3 ( tiga ). Sedangkan buku-buku non keperawatan kebidanan lebih banyak dipnjam mahasiswa tingkat 1 pada semester 1, karena mata pelajarannya lebih banyak muatan MKUnya.
